Sistemas de Gestión del Canal de Denuncias ISO 37002Sistemas de Gestión del Canal de Denuncias ISO 37002

la International Standard Organization (ISO) ha aprobado la creación de un comité de trabajo específico y un proyecto de norma bajo la denominación ISO 37002 para la aplicación de sistemas de gestión de las denuncias de irregularidades. (ISO/NP 37002 “Whistleblowing management systems – Guidelines”)

La nueva norma, ISO 37002, proporcionará “pautas para implementar, gestionar, evaluar, mantener y mejorar un sistema de gestión sólido y efectivo dentro de una organización para las denuncias de irregularidades”.

Estará adaptada a todo tipo de organizaciones ya sean PYMES o grandes compañías internacionales independientemente del seector donde realicen su actividad.

Guiará a las organizaciones a gestionar las denuncias de irregularidades basandose en los principios de Confianza, Imparcialidad y Protección.

Y específicamente sobre:

  • Identificación y denuncia de actuaciones fraudulentas
  • Evaluación de inquietudes por hechos ilícitos
  • Medios para abordar las denuncias de actuaciones fraudulentas
  • Cierre de casos de denuncias fraudulentas

Alcance de la norma

ISO 37002 proporciona pautas para implementar, gestionar, evaluar, mantener y mejorar un sistema de gestión sólido y efectivo dentro de una organización para la denuncia de irregularidades.

Esta Norma Internacional no es específica del sector y puede ser utilizada por organizaciones de todos los tamaños, incluidas las PYME y aquellas con operaciones internacionales. Será aplicable a todas las organizaciones en los sectores público, privado y voluntario.

Canal de denuncias

Sistemas de gestión de denuncias ISO 37002 – Directrices

En noviembre de 2016, ISO / TC309 formó un Grupo Ad Hoc (AHG) para examinar la viabilidad y preparar la nueva propuesta de elemento de trabajo para un nuevo estándar de orientación internacional sobre denuncia de irregularidades.

Se presentó una nueva propuesta de elemento de trabajo para la votación que posteriormente se aprobó en junio de 2018.

El trabajo sobre la nueva norma ISO 37002 se asignó al Grupo de Trabajo 3 (GT3) ISO / TC 309 y las primeras reuniones tuvieron lugar en Sydney (en Noviembre de 2018) y París (en Marzo de 2019).

Los comentarios del primer borrador del comité se revisaron en noviembre de 2019 en Nueva Delhi.

El borrador del comité ajustado se emitió a ISO / TC 309 en diciembre de 2019 y los comentarios recibidos se revisarán en la reunión de marzo de 2020 en Londres.

La publicación de la norma está programada para fines de 2021.

La ISO 37002 tiene la finalidad de:

  • Proporcionar orientación a las organizaciones para implantar canales de denuncia de irregularidades eficaces que generen confianza y protección al denunciante
  • Responder a las inquietudes sobre las denuncias de hechos ilícitos y su tratamiento en vista de la cantidad cada vez mayor de casos denunciados públicamente
  • Apoyar la buena gobernanza y la transparencia. La intención es que ISO 37002 se utilice como un documento independiente. A la vez, la norma propuesta podría usarse en conjunto con otras normas, por ejemplo, sobre gobernanza organizacional y lucha contra la corrupción, cumplimiento y otros sistemas de gestión.
  • Guiar a las organizaciones para promover una cultura de la transparencia, en la que las personas tengan confianza para denunciar inquietudes sobre hechos ilícitos.

ISO 37002 tendrá Estructura de Alto Nivel, HLS.

La HLS es un conjunto de 10 cláusulas que deben usar todas las normas de sistemas de gestión ISO a fin de garantizar la coherencia y mayor integración entre sistemas de diferentes disciplinas.

¿Cómo complementa ISO 37002 a la Directiva de Protección de Denunciantes de la UE y otras regulaciones?

Con la aprobación de la Directiva de Protección de Denunciantes de la UE, es posible para muchos de nosotros en la Unión Europea olvidar que ISO 37002 está en desarrollo y cuán importante es para las organizaciones que desean implementar un sistema de gestión de denuncias de mejores prácticas. De eso se trata la ISO 37002.

La Directiva de la UE (y otras regulaciones nacionales) es una declaración de lo que se requiere de las organizaciones públicas y privadas en Europa cuando se trata de la protección de denunciantes. Aborda las obligaciones relacionadas con la seguridad, confidencialidad, tiempos de respuesta, habilidades de las personas que reciben informes, protección de datos y más. Sin embargo, lo que proporcionará la ISO 37002 es una guía práctica sobre cómo. ¿Cómo puede una organización con visión de futuro, en cualquier parte del mundo, que quiere más transparencia y reconoce el importante papel de los denunciantes en la prevención y detección de irregularidades corporativas, construir un sistema eficaz de gestión de denuncias? Ese es el objetivo de ISO 37002.

Impacto de la tecnología en la gestión de denuncias

1. Confidencialidad o anonimato del denunciante. La tecnología segura protege la confidencialidad del denunciante y puede garantizar el anonimato si el cliente lo permite (consulte la pregunta a continuación).

2. Facilidad de uso. La tecnología simplifica el proceso de notificación inicial para el denunciante y, por lo tanto, elimina algunas de las barreras logísticas que podrían reducir la probabilidad de que una persona haga sonar el silbato. Primero, se puede acceder a los canales digitales a través de una interfaz fácil de usar, desde todo tipo de dispositivos, en todo momento del día y en cualquier parte del mundo. En consecuencia, los denunciantes no tienen que preocuparse por dónde, cuándo y cómo pueden generar una alerta de forma segura. Además, la tecnología puede conectar sin problemas al denunciante con la persona / equipo autorizado que tiene el mandato de gestionar el informe del denunciante, lo que facilita la gestión correcta, sensible, conforme y respetuosa del informe. Finalmente, el software seguro de traducción de idiomas puede disminuir en gran medida las barreras del idioma.

3. Eficiencia. Para el equipo de denuncia de irregularidades que recibe las alertas, la tecnología reduce significativamente su carga administrativa diaria. Todo, desde las decisiones sobre lo que debe suceder al caso, la clasificación, la asignación, un seguimiento de auditoría sistemático, la comunicación con un denunciante, la documentación de la información, hasta las investigaciones efectivas, el manejo de la evidencia y el archivo se pueden mejorar a través de la tecnología. El tiempo de latencia para el manejo de un informe se reduce significativamente y el proceso se vuelve más eficiente cuando está habilitado por la tecnología.

4. Transparencia. La tecnología permite una mayor transparencia y una mayor confianza a través de procesos definidos, monitoreo, retroalimentación, control de acceso, administración e informes de la junta.

5. Cumplimiento legal. Con las leyes de protección de datos más estrictas de la actualidad, como el RGPD en la UE, la tecnología puede ayudar a minimizar los riesgos de cumplimiento y evitar la divulgación de información. La interpretación de leyes y regulaciones complejas puede integrarse y configurarse en las mejores prácticas dentro de los sistemas de gestión de denuncias digitales. Volviendo a ISO 37002, las soluciones de WhistleB son digitales. El canal de comunicación integrado y la herramienta de gestión de casos permiten a los usuarios gestionar casos de denuncia de irregularidades de manera efectiva, en línea con los marcos legales aplicables y las normas internacionales.

¿Cuál es la diferencia entre informes confidenciales y anónimos?

Esta es una pregunta que recibimos no solo relacionada con ISO 37002, y vale la pena considerarla en el contexto de las mejores prácticas de sistemas de gestión de denuncias de organizaciones.

La información confidencial es cuando la persona que recibe el informe conoce la identidad de un denunciante, pero se mantiene confidencial y no debe divulgarse sin el consentimiento de un denunciante. La denuncia anónima es cuando no se conoce la identidad del denunciante. El denunciante puede optar por divulgar su identidad más adelante en el proceso de investigación, una vez que se ha establecido una relación de confianza.

Si bien hemos recorrido un largo camino, como la Directiva de Protección de Denunciantes de la UE que exige que la identidad de un denunciante se mantenga confidencial, siempre existe el riesgo de una violación de la confidencialidad. Por ejemplo, en algunos casos, las autoridades estatales tienen derecho a confiscar información confidencial para fines específicos. ¿Qué sucede si la identidad del denunciante se filtra en ese proceso? ¿Y qué sucede cuando una persona dentro de una organización con las intenciones equivocadas pero un poder significativo exige saber quién estaba detrás de un informe de irregularidades? Estos casos no son infrecuentes y han sido objeto de debates en los medios en los últimos tiempos. Además, la identidad de un denunciante puede divulgarse involuntariamente a medida que más personas se involucren en una investigación,

La denuncia anónima elimina muchos de estos problemas. Sin embargo, lo más importante es que los casos de clientes nos han demostrado el poder del anonimato para alentar a las personas a atreverse a hacer sonar el silbato. Es comprensible que el miedo a las represalias impida que las personas tengan el coraje de hablar si no pueden permanecer en el anonimato. En consecuencia, los líderes de la organización desconocen las irregularidades, ya que no reciben la información valiosa y difícil de obtener que podría ayudarlos a corregir la mala conducta en una etapa temprana. Es por eso que WhistleB aboga por permitir la denuncia anónima de denunciantes si eso es lo que prefiere un denunciante.

Volviendo a la pregunta anterior sobre tecnología, la necesidad de mantener el anonimato es la razón por la cual hemos creado un sistema seguro que técnicamente permite que una persona permanezca en el anonimato durante todo el proceso de informes, gestión de casos, investigación, cierre y eliminación. Nuestro sistema tiene una funcionalidad incorporada que protege el anonimato del denunciante y permite que tenga lugar un diálogo seguro y anónimo entre el denunciante y los expertos en gestión de casos.

Uno de los expertos ISO 37002 WG3 con sede en Australia, Dean Newlan de RightCall, quien también es socio de WhistleB, proporciona un resumen valioso de la importancia de la elección y el anonimato aquí:

Es particularmente importante cuando alguien que desea denunciar irregularidades teme represalias por parte de la organización o por un individuo relacionado con la organización. WhistleB proporciona un canal de comunicación conveniente y seguro para las personas que desean hablar pero que temen represalias y necesitan estar seguros de que su anonimato está garantizado antes de hacerlo “.

En el contexto de la norma ISO 37002, el WG3 reconoce la importancia de crear un entorno protector donde las personas puedan informar sus inquietudes con confianza, ya que esto es crucial para prevenir y tratar eficazmente las irregularidades.

Mantenga la vista en ISO 37002

Su organización puede ser una de las muchas que pronto estarán legalmente obligadas a proporcionar un sistema confidencial de denuncia de irregularidades. O tal vez pueda estar en una organización que está investigando los sistemas de gestión de denuncias como una forma de respaldar su código de conducta y mejorar la ética empresarial. Cualquiera que sea la categoría, vale la pena apuntar a las mejores prácticas en la gestión de denuncias y, por lo tanto, vigilar el desarrollo de ISO 37002.

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