La propuesta ofrece el uso de la plataforma de gestión de denuncias a través de un dominio exclusivo para la organización del tipo https://cliente.canaleticoconfidencial.com/ o incrustado en la web de la empresa, con las siguientes características:

• Sistema alojado en servidores de máxima seguridad dentro del territorio europeo, que garantizan que todas las denuncias son transferidas vía conexión SSL. Las transferencias de datos entre denunciantes y nuestro sistema son protegidas por conexiones https y procesos de encriptación asimétrica.
• Estricto cumplimiento de la LOPD y la normativa europea.
• El sistema gestiona la comunicación entre el denunciante y el responsable de la gestión de las denuncias.
• Diseño de la web personalizada para el cliente; logo corporativo, colores y datos de la compañía.
• Textos de la compañía con inclusión del Código Ético, protocolos de actuación, catálogo de delitos e infracciones denunciables, instrucciones para el denunciante que a través del sistema encontrará los datos específicos de la organización, el código ético de la empresa, listado de hechos denunciables por categorías, instrucciones operativas y el formulario de  envío de denuncia incluyendo aquellas preguntas y datos obligatorios que el órgano de cumplimiento de la empresa considere relevantes, con categorías y tipos de conductas inapropiadas o contrarias a los códigos de conducta
• Generación de usuario y contraseña únicos para acceso del responsable de cumplimiento
• El sistema permite la posibilidad de adjuntar archivos de los tipos MIME más utilizados (word, excel, png, jpg, etc.)
• Generación de nº de referencia de la denuncia
• Usuario y contraseña únicos para acceso del denunciante a la información de tramitación de la denuncia
• Comunicación al responsable de la gestión de las denuncias de la denuncia presentada según el protocolo previamente definido.
• Envío de informes y estadísticas mensuales y acreditación de actuaciones.
• Idiomas: Dos a elegir por el cliente (posibilidad de ampliar a otras lenguas previo presupuesto independiente)
• Denuncias confidenciales o anónimas según legislación. Nuestro sistema permite la comunicación del responsable de la gestión de la denuncia con el denunciante anónimo a través de “la caja fuerte virtualâ€�
• Calculado para 4.000 usuarios
• La implantación incluye las especificaciones que indique la Compañía como textos de la compañía con inclusión del Código Ético, protocolos de actuación, catálogo de delitos e infracciones denunciables, instrucciones para el denunciante que a través del sistema encontrará  los datos específicos de la organización, el código ético de la empresa, listado de hechos denunciables por categorías, instrucciones operativas y el formulario de  envío de denuncia incluyendo aquellas preguntas y datos obligatorios que el órgano de cumplimiento de la empresa considere relevantes, con categorías y tipos de conductas inapropiadas o contrarias a los códigos de conducta

El mantenimiento anual incluye:

• Hosting
• Subdominio personalizado de la compañía
• Protocolo de seguridad certificado SSL,
• Actualización de textos y protocolos
• Modificaciones de diseño
• Servicio de atención al cliente

El procedimiento previo a seguir en el servicio de Clasificación de las Denuncias consistirá:

• Recepción de las denuncias: Una vez recibida la denuncia y verificada la pertinencia y autenticidad de la comunicación, se abrirá una página de denuncias encriptada con un código único y una clave de usuario para el denunciante.
• Clasificación: La denuncia será clasificada por nuestro equipo de abogados en función de los criterios decididos por la empresa y los determinados en su Código Ético y SGCP.

Servicio de Gestión Operativa de Denuncias por el que Canal Ético Confidencial asesorará a la organización en la gestión y tratamiento de las denuncias a través del equipo de abogados y detectives asignado a la organización del cliente, que recibirá siempre sus denuncias.

Así mismo ofrecerá una asesoría confidencial al denunciante previa a la interposición de la denuncia siguiendo las directrices de la Directiva (UE) 2019/1937 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y velará por lo procedente de las denuncias e evitación del uso indebido por parte del denunciante de los mecanismos de protección.

1. El procedimiento previo a seguir en la investigación de cada denuncia consistirá:

• Recepción de las denuncias: Una vez recibida la denuncia y verificada la pertinencia y autenticidad de la comunicación, se abrirá una página de denuncias encriptada con un código único y una clave de usuario para el denunciante.
• Clasificación: La denuncia será clasificada por nuestro equipo de abogados en función de los criterios decididos por la empresa y los determinados en su Código Ético y SGCP.
• Se realizará un informe básico sobre la denuncia, indicando las leyes aplicables y las recomendaciones sobre su tratamiento así como con la elaboración de un plan de trabajo que planteará la investigación y obtención de pruebas respecto de los hechos comunicados a través del Canal Denuncia.

Este equipo realizará un trabajo previo de conocimiento de la organización y su Sistema de Cumplimiento.

El cliente facilitará a los profesionales de Canal Ético Confidencial el personal y los medios necesarios para la investigación de las denuncias que estén a su alcance.

Adicionalmente ofrecemos el servicio de investigación operativa de las denuncias.

Una vez haya obtenido toda la información relevante sobre una conducta irregular por parte del denunciante, si se considera que concurren indicios razonables de la existencia de una acción u omisión contraria al Código Ético del cliente o la legislación vigente, Canal Ético Confidencial iniciará un procedimiento de investigación.

Para ello se adoptarán las medidas definidas en el Protocolo de Gestión de Denuncias del  cliente resaltando:

• Nombrar un instructor que incoe el expediente investigador y redacte el informe de investigación.
• Establecer los procedimientos para llevar a cabo la investigación que permitan, tanto la preservación de las pruebas, como el respeto a los derechos de los trabajadores. Estos procedimientos pueden incluir entrevistas personales con la fuente para recabar mayor información; entrevistas personales con los departamentos y/o las personas implicadas en la conducta irregular comunicada; análisis de datos u obtención de información de fuentes externas; petición de pruebas periciales a profesionales internos o externos a El cliente, u otras.
• Establecer qué departamento/s o área/s deben estar informados de la investigación y a qué nivel jerárquico, dependiendo de:
  • El nivel jerárquico y número de posibles personas implicadas.
  • La necesidad de involucrar a distintos departamentos (Ej. Dirección de Administración; Dpto. de Desarrollo Operativo e Informática, Dpto. Auditores, etc.) para la obtención de datos de contraste (información económica, acceso a bases de datos, datos de servidores o correo electrónico,…).
  • La necesidad de informar puntualmente al Órgano Responsable de Cumplimiento Penal y/o la Junta Directiva, acerca de la Investigación realizada.

Una vez completada la investigación el instructor realizará una propuesta de informe con las principales conclusiones que se enviará al Órgano Responsable de Cumplimiento para que tome las medidas necesarias.

Canal Ético Confidencial  informará al denunciante de las conclusiones determinadas tanto si se estima la denuncia como como si es desestimada (con las razones de la desestimación).

Canal Ético Confidencial garantizará en todo momento la confidencialidad de la investigación y su contenido, así como la confidencialidad de las personas involucradas en la investigación.

Informe de Conclusiones

• Una vez instruido el expediente de investigación, Canal Ético Confidencial emitirá un informe de conclusiones que contendrá una relación clara de los hechos, decisiones y recomendaciones. Este informe recogerá:
• La comunicación de la conducta irregular recibida.
• Los procedimientos empleados para su investigación.
• Resultados documentados de la investigación.
• Las medidas correctivas que, en su caso, se deban establecer, así como las sanciones disciplinarias que pudieran corresponder, de acuerdo con lo establecido en el sistema disciplinario (en el caso de personal de la Entidad) o las condiciones establecidas contractualmente (en el caso de auditores externos).
• Las recomendaciones o propuestas preventivas o de mejora en el control, supervisión, evaluación y actualización del Modelo de Prevención de Delitos necesaria para evitar su repetición en el futuro.
• Este informe estará certificado para su posible aportación a procedimiento judicial.
• Así mismo Canal Ético Confidencial informará al denunciante sobre las medidas tomadas.

Canal Ético Confidencial  seguirá en todo momento las directrices del Protocolo de Gestión de Denuncias aprobado por el cliente y las sucesivas modificaciones que apruebe en el futuro y sean comunicadas a Canal Ético Confidencial que se adjuntará como anexo uno al acuerdo.

También será de aplicación el protocolo propio del Canal Ético Confidencial en aquellos aspectos que no determine el Protocolo de Gestión de Denuncias aprobado por el cliente que se adjuntará como anexo dos al acuerdo.

El cliente facilitará a los profesionales de Canal Ético Confidencial el personal y los medios necesarios para la investigación de las denuncias que estén a su alcance.

Para grandes y medianas empresas

• Subdominio propio dedicado o imbuido en la web de la empresa del estilo de https://empresacliente.canaleticoconfidencial.com/.
• Sistema intuitivo y muy fácil de usar
• Asistencia on line
• Alojado en servidores españoles de máxima seguridad (ISO 27001)
• Estricto cumplimiento de la LOPD y del RGPD-UE.
• Máxima seguridad y confidencialidad para el denunciante
• Adaptado a los requisitos establecidos en la norma UNE 19601.
• Conforme con la norma ISO 27001

Ver ejemplo

Canal de Denuncias Estándar: Para pequeñas empresas

La Directiva (UE) 2019/1937 relativa a la protección del denunciante considera que no todas las empresas necesitan las mismas prestaciones en su canal de denuncias y que estos deben adaptarse a su tamaño y circunstancias. En este sentido Canal Ético Confidencial nos ofrece un Canal de Denuncias dirigido a pequeñas empresas que reúne todos los estándares necesarios a un costo muy reducido

• Página dedicada dentro de https://canaleticoconfidencial.es/
• Instalación llave en mano intuitiva y muy fácil de usar
• Asistencia on line
• Alojado en servidores españoles de máxima seguridad.
• Estricto cumplimiento de la LOPD y del nuevo RGPD-UE.
• Máxima seguridad y confidencialidad para el denunciante
• Adaptado a los requisitos establecidos en la norma UNE 19601.
• Conforme con la norma ISO 27001

Ver ejemplo

Canal de denuncias con gestión centralizada para profesionales que asesoren más de una empresa.

• Licencia de uso del software para varias empresas
• Asesoría para la creación y gestión de los canales de denuncias
• Mantenemos un servicio de atención 24/7 al profesional en la gestión diaria de los canales de sus clientes tanto si solo han contratado el canal como si también la gestión externalizada de las denuncias

• Métodos de recepción de denuncia: Siguiendo las recomendaciones de la Directiva (UE) 2019/1937 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión el Canal de Denuncias estará basado en internet, en un correo electrónico, en un teléfono específico a través del cual se podrán realizar denuncias telefónicas o dejando mensaje oral, en una dirección postal para envío de correo y en una dirección física donde poder realizar denuncias de forma personal.

• • Canal ético basado en internet, bien en un subdominio del tipo: https://nombredelcliente.canaleticoconfidencial.es o incrustado en la web de la compañía, utilizando formulario encriptado
  • Canal ético electrónico: canaldedenunciasempresa@canaleticoconfidencial.es atendido exclusivamente por la persona responsable de la gestión de las denuncias
  • Dirección Postal: C/ MATEO INURRIA 11, 28036 – MADRID, donde se podrá dirigir correo o bien acudir presencialmente
  • Teléfono donde se podrá dejar un mensaje grabado o bien entablar conversación con la persona responsable de la gestión de las denuncias
  • FAX

• Permite comunicarse con el denunciante anónimo a través de la “caja fuerte virtualâ€� sin necesidad de conocer sus datos personales.

La directiva indica entre las medidas de apoyo al denunciante en su Artículo 20, apartado a) que el denunciante recibirá «información y asesoramiento completos e independientes, que sean fácilmente accesibles para el público y gratuitos, sobre los procedimientos y recursos disponibles, protección frente a represalias y derechos de la persona afectada»

Canal Ético Confidencial ofrece asesoría previa al denunciante sobre sus derechos y obligaciones en relación a la denuncia.

Permite la comunicación con el denunciante de forma anónima a través de la “caja fuerte virtual� sin necesidad de conocer sus datos personales.

Los denominados derechos ARCO_POL son el conjunto de acciones a través de los cuales una persona puede ejercer el control sobre sus datos personales.

El Canal de Denuncias de Canal Ético Confidencial es una potente herramienta que no solo nos permite discernir entre denuncias, quejas y reclamaciones o distintos grupos de interés o distintos niveles de riesgo o distintos centros de trabajo, también nos permite atender los derechos ARCO-POL de las personas de las que tenemos archivados sus datos dejando constancia y acreditación de todos los pasos que nos exige la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.

Son seis: Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición, Limitación y Portabilidad

El ejercicio de estos derechos se debe facilitar mediante medios sencillos y gratuitos puestos a disposición por el responsable del fichero. Están sujetos a plazo, por lo que resulta necesario establecer procedimientos para su satisfacción. Debemos tener en cuenta que si la persona reclamante cree que sus derechos no han sido atendidos en forma y plazo según la LOPD, puede acudir a la tutela de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Gestionar estos derechos a través del Canal de Denuncias nos permitirá gestionarlos eficazmente y acreditar la correcta actuación de la organización en tiempo y forma ante los auditores de la empresa, la AEPD, los tribunales de justicia y en todos los ámbitos en los que pueda ser necesario.

Canal Ético Confidencial emitirá un informe acreditando la actuación de la organización,

Ver ejemplo

Plataforma especializada en impartir formación en Cumplimiento Normativo

Imprescindible como complemento al Canal de Denuncias Interno de la organización para informar y dar formación e-learning del funcionamiento del canal así como de los derechos y obligaciones que su uso conlleva.

Eler es una plataforma de formación e-learning especialmente diseñada por Canal Ético Confidencial en alianza con DAASEL Coompliance para impartir esta formación a los directivos y empleados de la organización.

Plataforma personalizable para cada empresa desde la que ofrecer formación e-Learning a sus directivos y empleados con la trazabilidad que permite acreditar ante terceros la formación realizada .

La empresa deberá informar a todos los empleados

• Sobre la existencia y finalidad del canal de denuncias.

• Sobre su funcionamiento y las garantías de confidencialidad para los denunciantes.

Un documento idóneo para incluir la información previa puede ser el código ético, acompañado de un protocolo informativo incluyendo las fases o etapas del funcionamiento del mecanismo implementado en la compañía.

• La información y formación a los empleados será necesaria con carácter previo a la implantación.
• Posteriormente de forma continuada con comunicaciones periódicas de Compliance y recordatorios sobre la finalidad y accesibilidad al sistema de denuncias internas.

Canal Ético Confidencial asesorará a la organización sobre los requisitos que debe cumplir la información dirigida a los empleados y potenciales denunciantes en general, del Canal de Denuncias.

Seguro de Defensa Jurídica del Denunciante

Primer seguro que protege a la persona que denuncia, whistleblower, a través del Canal de Denuncias Interno de la organización.

La Unión Europea a través de su  Directiva (UE) 2019/1937 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión pone especial énfasis en la defensa del denunciante contra procedimientos judiciales en represalia por sus acciones de denuncia de irregularidades.

Canal Ético Confidencial ofrece asesoría específica sobre el tratamiento y gestión de incidencias que surjan en la Organización y que no hayan sido recibidas a través del Canal de Denuncias, indicando a modo de ejemplo; bajas sospechosas, desaparición de material, nuevas contrataciones, estudio de precios de un proveedor, fugas de información, diligencia debida en Prevención del Blanqueo de Capitales (en el caso de realizar actividad inmobiliaria o sujeta a estas obligaciones), etc.

Canal Ético Confidencial  ofrecerá asesoramiento básico sobre la incidencia, indicando las leyes aplicables y las recomendaciones sobre su tratamiento así como con la elaboración de un plan de trabajo que planteará la investigación y obtención de pruebas respecto de los hechos recibidos.

En la realización de este servicio, Canal Ético Confidencial  mantendrá en todo momento las obligaciones derivadas de la relación abogado/cliente con el cliente y específicamente las derivadas del deber de mantener y proteger el secreto profesional.

Esta propuesta no incluye la investigación forense de las incidencias.

El cliente facilitará a los profesionales de Canal Ético Confidencial el personal y los medios necesarios para la investigación de las denuncias que estén a su alcance.

Comprende la investigación forense de las incidencias siguiendo el siguiente protocolo:

• Recepción de la incidencia comunicada por las personas y departamentos autorizados previamente por el cliente:
• Recibida la comunicación se verificará su pertinencia y autenticidad,
• Clasificación: La denuncia será clasificada por nuestro equipo de abogados e investigadores forenses en función de los criterios decididos por la empresa.
• Se nombrará un instructor que incoe el expediente investigador y redacte el informe de investigación.
• Se realizará un informe básico sobre la incidencia, indicando las leyes aplicables y las recomendaciones sobre su tratamiento así como con la elaboración de un plan de trabajo que planteará la investigación y obtención de pruebas respecto de los hechos
• Se establecerá los procedimientos para llevar a cabo la investigación que permitan, tanto la preservación de las pruebas como el respeto a los derechos de los trabajadores y demás personas involucradas además de su confidencialidad durante el proceso de investigación.
• Se establecerá qué departamento/s o área/s deben estar informados siguiendo las directrices de la compañía.
• Una vez completada la investigación el instructor realizará una propuesta de informe con las principales conclusiones que se enviará al Órgano Responsable de Cumplimiento para que tome las medidas necesarias.

El cliente facilitará a los profesionales de Canal Ético Confidencial el personal y los medios necesarios para la investigación de las denuncias que estén a su alcance.

En la realización de este servicio, Canal Ético Confidencial  mantendrá en todo momento las obligaciones derivadas de la relación abogado/cliente con el cliente y específicamente las derivadas del deber de mantener y proteger el secreto profesional.

No siempre el conocimiento de irregularidades y acciones fraudulentas nos llega a través de la Organización o del Canal de Denuncias. En ocasiones nos llegan a través de noticas surgidas en los medios de comunicación o de comentarios puestos en los foros y las redes sociales. Realmente las redes se han convertido en los últimos tiempos en un Canal de Denuncias.

Estas informaciones son de gran utilidad para las organizaciones que pueden así detectarlos, corregirlos y prevenirlos en el futuro minimizando sus riesgos.

Pero en la mayoría de las ocasiones este conocimiento público acarrea un riesgo reputacional que es muy importante detectar y atajar con la mayor agilidad y profesionalidad posible.

Asesoramos a la empresa en una crisis de reputación online.

Canal Ético Confidencial  asesora a la empresa y a sus responsables de comunicación tanto internos como externos sobre la relevancia de las comunicaciones detectadas tanto en su ámbito de responsabilidad civil o penal para la compañía como por el posible daño reputacional que pueda conllevar.

Protocolo de actuación del servicio de alertas y asesoría sobre las comunicaciones e incidencias en los medios de comunicación, foros y redes sociales:

• Análisis y monitorización: Independientemente de que la alerta pueda venir a través del personal de la compañía, Canal Ético Confidencial utilizará herramientas de monitorización de medios de comunicación, redes sociales e internet a través de las cuales no solo conoceremos todas las menciones negativas o desfavorables de la marca sino que podremos seguir el proceso, evaluando a su vez la evolución de la crisis.
• Clasificación: Canal Ético Confidencial clasificará la crisis en función del carácter, potencial y gravedad de la misma en un plazo máximo de 24 horas desde su detección.
• Proporcionará asesoría legal sobre el alcance de los hechos comunicados propiciando una respuesta lo más rápida posible que aclare o desmienta la situación.
• Investigará, en caso necesario, la veracidad de los hechos denunciados.
• Emitirá informe forense al Órgano de Cumplimiento designado por el cliente.
• Seguimiento: Canal Ético Confidencial realizará un seguimiento de la evolución de la crisis hasta su vuelta a la normalidad.
• Asesorará en la implementación y mejora de las políticas de la Organización que evite en lo posible la reproducción de una crisis similar.

El cliente facilitará a los profesionales de Canal Ético Confidencial el personal y los medios necesarios para la investigación de las denuncias que estén a su alcance.

Esta información es confidencial, puede solicitar información sobre la política de distribución de honorarios pulsando en este enlace