Quién debe recibir las denuncias en las PYMES¿Quién debe recibir las denuncias en una PYME?

Cuando se trata de la denuncia de irregularidades en pequeñas y medianas empresas, a veces los desafíos enfrentados son directamente opuestos a los de las grandes empresas. Y aquí tenemos ese caso. En las empresas más grandes, las personas pueden decidir no informar sus sospechas si las personas que reciben los informes parecen estar tan lejos en la cadena que no saben si pueden confiar en ellos. Sin embargo, en las pequeñas y medianas empresas, es más probable que todos conozcan a todos, o casi. En este escenario, un potencial denunciante puede sentirse incómodo de informar acerca de un colega cercano.

¿Qué hacer entonces? Por supuesto, el primer paso, sea cual sea el tamaño de la empresa, organización, PYME o autoridad pública, es garantizar que exista un canal simple y anónimo para informar a los denunciantes, eliminando algunas de las barreras de “proceso” y “confidencialidad”.

Canal de denunciasCualidades deseadas de la persona que recibe los informes de denunciantes

Los informes de denunciantes pueden variar ampliamente en su naturaleza, cubriendo asuntos tan amplios como el acoso, el fraude o los delitos ambientales. Muy pocas personas tienen una gran experiencia en todos los temas posibles, razón por la cual la persona que recibe el informe necesita tener la capacidad de evaluar el contenido del informe y determinar qué habilidades especializadas deben recurrir. Idealmente, la persona debería tener algún conocimiento legal y ser confiable para manejar información confidencial de manera profesional y respetuosa.

¿Dónde pueden las pequeñas y medianas empresas encontrar esas habilidades?

En las empresas más grandes, la persona que recibe el informe generalmente tiene una función no operativa y, a menudo, forma parte de la función legal o de cumplimiento. Pero no hay muchas PYMES que tengan un departamento interno de este tipo. Y tener un departamento de gestión de denuncias totalmente dedicado puede ser innecesario y costoso.

Por esta razón, algunos de los clientes más pequeños de Canal Ético Confidencial deciden contratar a una parte externa para que actúe como su receptor de denuncias. Los tipos de empresas que tienen las habilidades y servicios adecuados incluyen firmas de abogados, firmas de auditoría y firmas especializadas de investigación forense. Estos son los tipos de profesionales que  Canal Ético Confidencial tiene en su red global.

Además de proporcionar acceso al tipo correcto de habilidades y minimizar los costos según sea necesario, la externalización de la gestión de denuncias ofrece otras ventajas para la denuncia de irregularidades en pequeñas y medianas empresas. Un beneficio es que una persona externa es, en teoría, más independiente de los empleados y gerentes de la empresa. Para los empleados de empresas más pequeñas, esto crea credibilidad y confianza en que es más probable que el denunciante permanezca en el anonimato. Además, los expertos externos están especialmente capacitados para manejar los informes de denunciantes de la manera correcta y pueden apoyar a los equipos de gestión en debates, investigaciones y otros seguimientos, si fuera necesario.

Recuerde mantener seguro al denunciante, interna y externamente

Ya sea que use un recurso interno o externo para recibir informes de denunciantes, las compañías deben mantener la identidad del denunciante confidencial y preferiblemente anónima durante todo el proceso. Este es un factor crítico para alentar a las personas a informar en primer lugar. Además, según la nueva directiva de Protección de Denunciantes de la UE que proporciona canales confidenciales de denuncia de irregularidades pronto se convertirá en ley para todas las empresas de la UE con 50 empleados o más. Los sistemas de denuncia de irregularidades en línea, como el proporcionado por Canal Ético Confidencial, permiten esto a través de una gestión segura y transparente de casos de denuncia de irregularidades.

Por ejemplo, si una parte externa va a recibir informes de denunciantes en nombre de una empresa más pequeña, el sistema de Canal Ético Confidencial le permite a la parte externa agregar a la parte externa como un usuario aprobado al sistema seguro, con solo unos pocos clics. Una vez que la parte externa ha evaluado el informe y necesita designarlo al recurso interno apropiado para el seguimiento, esto sucede dentro del mismo sistema seguro. Alternativamente, si un recurso interno va a recibir el informe primero, con el fin de aportar experiencia externa para la gestión de casos, esto también ocurre de forma segura.

Esta es una de las cosas interesantes sobre la funcionalidad del plan de denuncia de Canal Ético Confidencial, especialmente diseñado para la denuncia de irregularidades en pequeñas y medianas empresas. Con solo unos pocos clics, el sistema se puede escalar y ajustar, lo que permite a las empresas trabajar con la denuncia de irregularidades de manera flexible, segura y profesional.

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