Protocolo en el Tratamiento e Investigación de la DenunciaProtocolo en el Tratamiento e Investigación de la Denuncia de Canal Ético Confidencial

Fases:

  • Análisis de la denuncia.

Se llevará a cabo el análisis preliminar de la denuncia con objeto de valorar si procede su tramitación.

Se establece un plazo máximo de 3 días hábiles desde la recepción de la denuncia para su análisis con objeto de determinar si es admitida para su tramitación y gestión.

  • Admisión/Inadmisión de la denuncia

    • Son causas de inadmisión de la denuncia las siguientes: (a determinar por la compañía)
    • Denuncias que se reciban por cauces distintos al establecido en este procedimiento (verbal, telefónico, etc.).
    • Cuando el contenido de la denuncia no conlleve un incumplimiento de los principios y valores definidos en el Código Ético.
    • Hechos manifiestamente infundados y sin acreditación alguna.
    • Inexistencia de indicios razonables para soportar la misma
    • Descripción de los hechos de forma genérica, imprecisa o inconcreta. Previo a la inadmisión de una denuncia por esta causa, el responsable de la gestión de la denuncia determinado por la empresa comunicará al denunciante las deficiencias de su denuncia y le otorgará un plazo de 5 días hábiles a fin de que aclare, precise o concrete debidamente los hechos a que se refiera. De no subsanarse tales deficiencias en el citado plazo, se procederá a la inadmisión de dicha denuncia En todo supuesto de inadmisión, se informará al denunciante por escrito y en la dirección de contacto por él facilitada de la decisión de inadmisión, indicando y motivando suficientemente la causa de inadmisión que concurra. De dicha decisión de inadmisión se remitirá copia al Responsable de la gestión de la denuncia determinado por la empresa. El expediente quedará cerrado con la notificación. El denunciante podrá incluir la información que considere a efectos de volver abrir el expediente.

En el caso de que la denuncia cumpla con los requisitos definidosCanal de denuncias

Se considerará admitida y se iniciará el proceso de estudio.

  • Acumulación de denuncias

Si la denuncia admitida tiene relación con otro expediente ya abierto en el que se investiguen hechos sustancialmente idénticos o conexos, se podrá acordar su acumulación para su tramitación y decisión en un solo procedimiento.

  • Información al denunciante

En la fase de análisis de la denuncia, el responsable de la gestión de la denuncia determinado por la empresa procederá a informar al denunciante sobre la admisión a trámite de la denuncia en un plazo no superior a 3 días hábiles desde la recepción de la denuncia.

  • Información al denunciado

En la fase de análisis de la denuncia, responsable de la gestión de la denuncia determinado por la empresa procederá a informar del hecho denunciado al propio denunciado, salvo que considere que debe demorarse dicha información al denunciado para no frustrar la investigación y preservar pruebas evitando su destrucción o alteración. En todo caso, el denunciado afectado será informado en el plazo máximo de 3 meses desde la presentación de la denuncia.

  • Fase de investigación

    • Plazo máximo para la realización de la investigación

Se establece un plazo máximo para la realización de la investigación de 10 días para faltas leves, 20 días para graves y 60 días para muy graves desde la recepción de la denuncia. Dicho plazo podrá ser prorrogado por otro de hasta un mes de duración en aquellos casos en los que los hechos investigados sean complejos, o se exija de especiales conocimientos técnicos, contables o informáticos, así como en los casos de acumulación de denuncias.

  • Compromisos reforzados de confidencialidad

Se establecerán para las personas implicadas en la investigación del expediente compromisos reforzados de confidencialidad, así como una declaración de ausencia de conflicto de interés. Se garantizará la colaboración de las personas empleadas de cualquiera de las Compañías y cuyos conocimientos o implicación se requieran para la realización de dicho estudio. La incorporación de una persona en la fase de estudio conllevará automáticamente la dependencia funcional del mismo al responsable determinado por la compañía, quien informará a su superior jerárquico de la necesidad de su colaboración temporal con él, en tanto que Responsable de Prevención de Riesgos Penales.

  • Nombramiento del Instructor

Este Responsable de Prevención de Riesgos Penales determinado por la compañía podrá designar a un Instructor, quien realizará o coordinará la investigación del contenido de la denuncia. En este caso el equipo forense de Canal Ético Confidencial.

Bajo la dirección del Instructor y dependiendo del contenido de la denuncia, se podrá establecer un Equipo de Instrucción que tendrá la tarea de llevar a cabo o participar en la investigación.

  • Informe sobre el contenido de la denuncia

El instructor realizará un informe sobre el contenido de la denuncia en el que se recogerán las siguientes conclusiones:

  • Infracciones detectadas.
  • Posibles responsables.
  • Riesgos definidos.
  • Controles establecidos.
  • Cuantificación de pérdida.
  • Planes de acción.
  • Alegaciones del denunciado, a quien se le otorgará un plazo razonable y suficiente, y no inferior a 10 días hábiles, a fin de que pueda hacer alegaciones y aportar las evidencias que entienda oportunas. El informe del instructor deberá ir referenciado a las pruebas o evidencias que en su caso existan o a la ausencia de ellas y será remitido al Responsable de Prevención de Riesgos Penales y al Secretario General.
  • Fase de resolución

    • Plazo máximo para la resolución del expediente

Se establece un plazo máximo para la resolución del expediente de 20 días hábiles desde la recepción del informe del instructor.

A la vista del informe del instructor, el Responsable de Compliance de la compañía podrá solicitar que se amplíe excepcionalmente la investigación pudiendo indicar otros extremos o sugerir elementos de investigación cuando entienda que la realizada pudiera ser manifiestamente insuficiente o inconclusa. Al efecto, fijará un plazo no superior a 10 días hábiles para que la misma pueda ser completada, emitiéndose en ese mismo plazo por parte del instructor un informe complementario al anterior.

  • Acciones legales y laborales

En caso de que fuese necesario, se realizarán las denuncias de acuerdo con el sistema judicial de cada una de las jurisdicciones.

  • Información al denunciante

Se comunicará por escrito mediante un correo electrónico el resultado de la investigación a la persona que haya presentado la denuncia o a través del sistema encriptado en caso de denuncia anónima

  • Información al denunciado

Se comunicará por escrito mediante un correo electrónico el resultado de la investigación a la persona denunciada de acuerdo con la legislación vigente.

  • Registro

Se llevará a cabo el registro de todas las solicitudes, comunicaciones recibidas, así como las decisiones tomadas, con objeto de garantizar la trazabilidad de las gestiones llevadas a cabo.

El Jefe de la Unidad de Seguridad de TI verificará que el tratamiento de los registros cumple la normativa vigente en materia de protección de datos.

  • Informe al Comité de Cumplimiento del Modelo Compliance

Se elaborará, con periodicidad anual, en el mes de enero, un informe al Responsable de la gestión de la denuncia determinado por la empresa u órgano determinado por la compañía con los datos registrados del ejercicio (enero – diciembre): número de denuncias, su contenido, acciones realizadas, tiempos de resolución. En este informe se omitirá la identidad del denunciante, denunciado, así como de los intervinientes en el procedimiento de cada expediente.

  • Riesgos – Acciones de Control

Se establecerá el correspondiente evento negativo. Se adecuará el mapa de riesgos, modificando si procediera el impacto o probabilidad de dicho riesgo. Se llevará a cabo la revisión de las acciones de control.

  • Plazos

Igualmente los plazos que regirán este protocolo de actuación serán los aprobados por la empresa debiendo ser, los indicados a continuación, considerados a modo indicativo u opcional.

  • Fase de comunicación

    • Acuse de recibo 3 días hábiles desde la comunicación de la denuncia.
    • Remisión a Supuestos de discriminación o trato lesivo 3 días hábiles desde la comunicación de la denuncia.
    • Información al Comité de Cumplimiento 3 días hábiles desde la comunicación de la denuncia.
  • Fase de análisis

    • Análisis de la denuncia para ver si procede su admisión 5 días hábiles desde la comunicación de la denuncia
    • Comunicación al denunciante 3 días hábiles desde la decisión del análisis.
    • Subsanación de deficiencias en la denuncia 5 días hábiles desde la comunicación de dichas deficiencias
    • Comunicación al denunciado 3 meses desde la recepción de la denuncia
  • Fase de investigación

    • Informe de investigación 3 meses + 1 mes desde la recepción de la denuncia
    • Alegaciones del denunciado 10 días hábiles desde la comunicación del resultado de la investigación
  • Fase de resolución

    • Resolución del expediente 20 + 10 días hábiles desde la recepción del informe del instructor
    • Informe al Comité de Cumplimiento y a la Comisión de Riesgos Empresariales Durante el mes siguiente al cierre del ejercicio.