Se llevará a cabo el análisis preliminar de la denuncia con objeto de valorar si procede su tramitación.
Se establece un plazo máximo de 3 días hábiles desde la recepción de la denuncia para su análisis con objeto de determinar si es admitida para su tramitación y gestión.
En el caso de que la denuncia cumpla con los requisitos definidos
Se considerará admitida y se iniciará el proceso de estudio.
Si la denuncia admitida tiene relación con otro expediente ya abierto en el que se investiguen hechos sustancialmente idénticos o conexos, se podrá acordar su acumulación para su tramitación y decisión en un solo procedimiento.
En la fase de análisis de la denuncia, el responsable de la gestión de la denuncia determinado por la empresa procederá a informar al denunciante sobre la admisión a trámite de la denuncia en un plazo no superior a 3 días hábiles desde la recepción de la denuncia.
En la fase de análisis de la denuncia, responsable de la gestión de la denuncia determinado por la empresa procederá a informar del hecho denunciado al propio denunciado, salvo que considere que debe demorarse dicha información al denunciado para no frustrar la investigación y preservar pruebas evitando su destrucción o alteración. En todo caso, el denunciado afectado será informado en el plazo máximo de 3 meses desde la presentación de la denuncia.
Se establece un plazo máximo para la realización de la investigación de 10 días para faltas leves, 20 días para graves y 60 días para muy graves desde la recepción de la denuncia. Dicho plazo podrá ser prorrogado por otro de hasta un mes de duración en aquellos casos en los que los hechos investigados sean complejos, o se exija de especiales conocimientos técnicos, contables o informáticos, así como en los casos de acumulación de denuncias.
Se establecerán para las personas implicadas en la investigación del expediente compromisos reforzados de confidencialidad, así como una declaración de ausencia de conflicto de interés. Se garantizará la colaboración de las personas empleadas de cualquiera de las Compañías y cuyos conocimientos o implicación se requieran para la realización de dicho estudio. La incorporación de una persona en la fase de estudio conllevará automáticamente la dependencia funcional del mismo al responsable determinado por la compañía, quien informará a su superior jerárquico de la necesidad de su colaboración temporal con él, en tanto que Responsable de Prevención de Riesgos Penales.
Este Responsable de Prevención de Riesgos Penales determinado por la compañía podrá designar a un Instructor, quien realizará o coordinará la investigación del contenido de la denuncia. En este caso el equipo forense de Canal Ético Confidencial.
Bajo la dirección del Instructor y dependiendo del contenido de la denuncia, se podrá establecer un Equipo de Instrucción que tendrá la tarea de llevar a cabo o participar en la investigación.
El instructor realizará un informe sobre el contenido de la denuncia en el que se recogerán las siguientes conclusiones:
Se establece un plazo máximo para la resolución del expediente de 20 días hábiles desde la recepción del informe del instructor.
A la vista del informe del instructor, el Responsable de Compliance de la compañía podrá solicitar que se amplíe excepcionalmente la investigación pudiendo indicar otros extremos o sugerir elementos de investigación cuando entienda que la realizada pudiera ser manifiestamente insuficiente o inconclusa. Al efecto, fijará un plazo no superior a 10 días hábiles para que la misma pueda ser completada, emitiéndose en ese mismo plazo por parte del instructor un informe complementario al anterior.
En caso de que fuese necesario, se realizarán las denuncias de acuerdo con el sistema judicial de cada una de las jurisdicciones.
Se comunicará por escrito mediante un correo electrónico el resultado de la investigación a la persona que haya presentado la denuncia o a través del sistema encriptado en caso de denuncia anónima
Se comunicará por escrito mediante un correo electrónico el resultado de la investigación a la persona denunciada de acuerdo con la legislación vigente.
Se llevará a cabo el registro de todas las solicitudes, comunicaciones recibidas, así como las decisiones tomadas, con objeto de garantizar la trazabilidad de las gestiones llevadas a cabo.
El Jefe de la Unidad de Seguridad de TI verificará que el tratamiento de los registros cumple la normativa vigente en materia de protección de datos.
Se elaborará, con periodicidad anual, en el mes de enero, un informe al Responsable de la gestión de la denuncia determinado por la empresa u órgano determinado por la compañía con los datos registrados del ejercicio (enero – diciembre): número de denuncias, su contenido, acciones realizadas, tiempos de resolución. En este informe se omitirá la identidad del denunciante, denunciado, así como de los intervinientes en el procedimiento de cada expediente.
Se establecerá el correspondiente evento negativo. Se adecuará el mapa de riesgos, modificando si procediera el impacto o probabilidad de dicho riesgo. Se llevará a cabo la revisión de las acciones de control.
Igualmente los plazos que regirán este protocolo de actuación serán los aprobados por la empresa debiendo ser, los indicados a continuación, considerados a modo indicativo u opcional.
