Para cumplir con los requisitos contra la discriminación, la identificación de los empleados infectados o sospechosos de ser infectados debe mantenerse lo más confidencial posible. Los oficiales de cumplimiento deben asegurarse de reforzar las políticas de confidencialidad de la organización con los gerentes de línea y el personal de recursos humanos. Además, las comunicaciones generales no deben vincular el riesgo de infección a las personas que usan mascarillas ni a ningún país o raza específica.
Incluso en las primeras etapas, se debe decir a los empleados que presentan síntomas de enfermedad como fiebre o tos que se queden en casa. Este requisito también debería extenderse a los miembros de la familia y otros cohabitantes para reducir aún más el riesgo de propagación de la enfermedad. Siguiendo la orientación oficial internacional y nacional, los oficiales de cumplimiento también deben renunciar temporalmente a las licencias por enfermedad y pagar las políticas para permitir que los empleados permanezcan en sus hogares para la cuarentena, incluso cuando no se presente documentación médica oficial.
Los viajes deben ser limitados al máximo solo permitidos en ocasiones excepcionales cuando se haya emitido la aprobación oficial de alto nivel. Las videoconferencias proporcionan una alternativa práctica a las reuniones de negocios cara a cara, particularmente las grandes. Los oficiales de cumplimiento deben asegurarse de que se comuniquen los cambios y restricciones en la política de viajes.
Las medidas preventivas, como el uso de equipo de protección personal adecuado, incluida la protección respiratoria, deben reevaluarse a la luz de las amenazas de coronavirus. Del mismo modo, los oficiales de cumplimiento deben garantizar que las buenas prácticas de higiene en el lugar de trabajo se actualicen, comuniquen, capaciten y supervisen de manera efectiva para cumplir con el deber de cuidado hacia los empleados y terceros en general. Por ejemplo, la desinfección de áreas comunes y artículos compartidos debe realizarse con frecuencia.
Los empleados con funciones críticas deben ser identificados para garantizar que puedan trabajar desde su hogar u otros lugares si es necesario. Finalmente, la notificación de casos certificados y contramedidas debe acordarse con vendedores y proveedores de conformidad con las cláusulas contractuales. Tener un único punto de contacto para abordar los problemas relacionados con el coronavirus es una medida efectiva para facilitar una comunicación constante y garantizar que se haga todo lo posible para prevenir la propagación de la enfermedad.
Los cambios más amplios relacionados con las prácticas laborales deberían involucrar a sindicatos y representantes de los empleados. Con respecto a cada organización individual, los oficiales de cumplimiento deben equilibrar los requisitos legales con las acciones de respuesta para garantizar que la seguridad sea lo primero. Esto requiere revisar y confirmar los requisitos de contrato, mano de obra y salario en caso de que las oficinas, instalaciones y plantas se cierren por la pandemia.
Coronavirus – Cinco consejos para el Compliance Officer
