Recientemente, Confilegal ha publicado un interesante artículo de Javier Puyol sobre este tema y del que queremos hacernos eco en DAASEL Compliance.
En él plantea el hecho de que la aprobación de cualquier modificación operada en la reglamentación interna del modelo de cumplimiento normativo, “Compliance” o cuando se establezcan normas concretas y específicas al respecto, debe seguir el mismo trámite que se realizó cuando se elaboró, implantó y promulgó el modelo de “Compliance”.
Cualquier evaluación periódica y la actualización del modelo, debe pasar por la constitución de las suficientes garantías y la seguridad jurídica necesaria, que nos aseguren que efectivamente dicho modelo de “Compliance” se adapta y ajusta a las necesidades de la empresa en cada momento y mantiene plenamente la eficacia para la función por la cual fue constituido.
Ello implica que, una vez elaborado el citado modelo de “Compliance”, el mismo se mantenga íntegro y respetuoso con los principios que han determinado su configuración con independencia de las decisiones que se vayan adoptando en la actividad cotidiana de la empresa.
La persona jurídica, sea cual sea su estructura y su ámbito de negocio, constituye básicamente un ser vivo, que ha de afrontar múltiples vicisitudes en su estructura y en su actividad diaria. Y ello conlleva el hecho de enfrentarse y tener que afrontar procesos en los que se han de tomar decisiones, que pueden afectar tanto de manera directa como colateral al modelo de “Compliance” establecido.
Hasta este momento, se consideraba que el modelo de “Compliance” tenía que ser sometido a una consideración periódica.
Pero la empresa está tomando constantemente decisiones o surgen incidencias que pueden afectar, al modelo de cumplimiento y que no pueden esperar a la revisión cíclica del mismo, porque lo pueden poner en cuestión o incluso, lo pueden privar de su sentido dejándolo sin efecto en la práctica, con el consiguiente riesgo para los intereses de la propia empresa o la posibilidad más que probable de pueda incurrir en responsabilidades de todo orden y que le pueden ser exigidas en cualquier momento.
Por el contrario, si exclusivamente nos fijamos en la actualización del modelo, ello implicaría que durante el período intermedio entre su aprobación y dicha actualización, el sistema, tal como se ha configurado, probablemente no sería lo suficientemente flexible para adecuarse a los cambios, circunstancias, o evoluciones que hubiera tenido la persona jurídica durante ese periodo transitorio. Esto determinaría que el modelo de “Compliance”, o al menos, en alguno de sus planteamientos se habría podido quedar obsoleto o trasnochado, no respondiendo ya de manera eficaz y efectiva a las propias necesidades legales, éticas, o incluso del más puro negocio, que afecten a dicha empresa en cuestión.
Al hilo de ello, y partiendo del hecho necesario consistente en que la persona jurídica tiene que demostrar de una manera pro activa, a modo del ejercicio de la “accountability” (dación de cuentas), su voluntad de cumplimiento normativo en todas y cada una de las medidas que se lleven a cabo, desde una perspectiva eminentemente práctica, se propone que la persona jurídica tenga establecido como un elemento adicional a su control interno, un Registro General de Cumplimiento (Compliance).
Registro similar al que ahora se prevé en el nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, donde se registre y queda suficiente constancia de cada una de las actuaciones y decisiones que específicamente se lleven a cabo en esta materia.
De esta forma, no sólo se acredita dicha voluntad de cumplimiento, sino las actuaciones concretas que la persona jurídica ha llevado a cabo en la implantación, el desarrollo, y el cumplimiento efectivo de las políticas de cumplimiento que tenga instauradas.
Y además y de manera trascendente y útil, que quede suficiente constancia de las mismas, pudiendo acreditar frente a terceros, especialmente con relación a la autoridad judicial y/o administrativa, que en el caso de que se produzca cualquier clase de incidencia o contingencia que afecte a la empresa, la estructura de “Compliance” establecida, no solamente se mantenga intacta, sino que se evidencie el esfuerzo y la constancia de la persona jurídica en la defensa y prevención de su responsabilidad de naturaleza penal y/o administrativa.
Por todo ello, es evidente, que entre el mantenimiento del modelo de “Compliance” y su mera actualización existe una gran diferencia. Por eso se hace recomendable la utilización una vez aprobado el mismo, de sistemas encaminados a la realización de un mantenimiento constante, antes que el de una actualización establecida con cierta periodicidad.
Un ser que tiene que afrontar múltiples incidencias en su quehacer cotidiano que inciden directamente en la conformación de su modelo de “Compliance”, el cual puede o incluso debe sufrir serias alteraciones a consecuencia de la propia actuación de la persona jurídica y de las circunstancias a las que la misma se ha de enfrentar.
https://confilegal.com/20170425-mantenimiento-constante-del-modelo-compliance-acreditacion/